Nắm vững quy trình kiểm soát ra vào cổng đối với nhân viên, khách và hàng hóa là một trong những kỹ năng quan trọng cần có của nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp. Việc này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho bảo vệ khi thực hiện nhiệm vụ, đồng thời đề phòng những trường hợp không may xảy ra, gây thiệt hại đến tài sản, tính mạng con người.
Contents
Mục đích của quy trình kiểm soát ra vào cổng là gì?
Đối với mỗi doanh nghiệp, nhà máy, xí nghiệp, siêu thị, bệnh viện, công trình xây dựng,… cổng ra vào là một vị trí không thể thiếu và luôn phải có nhân viên bảo vệ túc trực 24/24. Đồng thời, những doanh nghiệp hiện đại sẽ được đang trị thêm các hệ thống kiểm soát ra vào cổng như Barie, cổng xoay,…
Việc xây dựng quy trình kiểm soát ra vào cổng đối với con người cũng như phương tiện, hàng hóa là vô cùng cần thiết. Vì nó sẽ giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn và nhân viên bảo vệ cũng dễ nắm bắt được tình hình khi có biến động xảy ra.
Hiện nay, phần lớn các cơ quan, doanh nghiệp đều có quy định và quy trình kiểm soát gần như giống nhau và trở thành bản quy tắc chung đã được xây dựng từ khi mới thành lập doanh nghiệp, công ty với mục đích:
- Kiểm soát nhân viên, khách hàng, đối tác hay người lạ mặt ra vào cổng.
- Kiểm soát lượng xe ra vào để xuất nhập hàng hóa, vật tư, thiết bị, nguyên phụ liệu,…
- Chấn chỉnh và nâng cao ý thức trách nhiệm về việc tuân thủ Nội quy lao động cho các nhân viên trong công ty.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho tài sản, tính mạng của mọi người và cho doanh nghiệp.
- Hướng dẫn công tác quản lý nhân sự đúng theo quy định của pháp luật và chính sách của từng đơn vị.
Quy trình kiểm soát ra vào cổng cần thiết như thế nào?
Việc kiểm soát người và hàng hóa ra vào cổng sẽ giúp cho việc quản lý doanh nghiệp trở nên chặt chẽ, dễ dàng nắm bắt được tình hình khi có biến động xảy ra nhanh chóng và kịp thời. Đây cũng được xem là giải pháp hiệu quả để cải thiện năng suất và tăng cường an ninh cho công ty của bạn.
Khách hàng có thể nhận thấy được tính tự động hóa và hiệu quả cao của hệ thống kiểm soát người và hàng hóa ra vào cổng, để giảm thiểu tối đa các lỗi do con người gây ra, đồng thời giúp tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể cho doanh nghiệp.
Một hệ thống kiểm soát ra vào cổng nên được đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng các quy trình ở đúng nơi chúng cần đến và đạt hiệu quả như mong muốn. Bằng cách này, mọi người có thể tuân thủ tốt những nội quy, quy định của công ty, đồng thời cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.
Mẫu quy trình kiểm soát ra vào cổng hoàn chỉnh
Quy trình kiểm soát ra vào cổng sẽ được thực hiện khác nhau đối với từng đối tượng, công việc cụ thể.
+ Đối với cán bộ, người lao động trong doanh nghiệp
- Nhân viên công ty khi ra vào cổng phải tắt máy, xuống xe dắt bộ đối với xe máy và xuất trình giấy tờ như thẻ cán bộ, công nhân,…
- Trong trường hợp cần ra vào cổng trong giờ làm việc, nhân viên phải được sự đồng ý của cấp trên và có “Giấy ra cổng” hoặc “Giấy công tác”.
- Không mang vào cổng các chất dễ cháy nổ hoặc gây ô nhiễm môi trường. Các hóa chất độc hại, vũ khí, hung khí hoàn toàn nghiêm cấm.
- Với xe ô tô của công ty được cử đi công tác, lái xe phải xuất trình “Lệnh điều xe” đã được cấp quản lý phê duyệt.
- Khi nhân viên tan ca ra khỏi cổng, tuyệt đối không được mang bất kỳ vật dụng hay tài sản của đơn vị. Nếu cần thiết, cần có sự đồng ý của cấp trên có thẩm quyền.
- Tránh trường hợp dẫn người lạ vào trong công ty khi không có sự cho phép của cán bộ quản lý.
+ Quy trình kiểm soát ra vào cổng với khách hàng, đối tác đến liên hệ công việc
Quy trình kiểm soát khách ra vào cổng được thực hiện càng chặt chẽ bao nhiêu thì càng đảm bảo an ninh trật tự, tài sản cho công ty bấy nhiêu. Nếu trường hợp không may xảy ra sự cố sẽ dễ dàng truy tìm thông tin của người lạ hơn. Đồng thời, sự chuyên nghiệp này sẽ tạo thói quen cho các khách hàng khi đến liên hệ với đơn vị.
Hãy cùng tìm hiểu quy trình kiểm soát khách ra vào cổng công ty:
- Bảo vệ cần lịch sự chào khách, đồng thời yêu cầu khách xuất trình giấy giới thiệu, chứng minh thư hoặc giấy tờ hợp lệ khác.
- Bảo vệ có thể ghi chép nhật ký khách hàng ra vào cổng và giữ giấy tờ của khách theo quy định của chủ quản. Sau khi ra khỏi cổng, khách hàng sẽ được trả lại các giấy tờ trên.
- Hàng hóa do khách mang vào cổng phải được kiểm tra và có sự đồng ý của cấp trên. Nghiêm cấm các hành vi đem theo các chất dễ cháy nổ, hóa chất độc hại, các loại vũ khí vào công ty.
- Cả bảo vệ và khách cần có ý thức giữ gìn văn hóa chung như: không gây ồn ào, to tiếng, ăn mặc gọn gàng, lịch sự,…
- Khách đến công ty không được tự ý quay phim, chụp ảnh nếu chưa được cho phép.
+ Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng
Đối với xe chở hàng hóa, tài sản khi ra vào cổng phải nghiêm túc thực hiện các quy định sau:
- Lái xe phải xuất trình đầy đủ giấy tờ liên quan đến hàng hóa mang vào trong công ty. Khi chở hàng hóa ra khỏi cổng phải cung cấp phiếu xuất kho.
- Kiểm tra phiếu xuất kho phải có đầy đủ thông tin như: chữ ký, con dấu, tên hàng hóa, số hóa đơn, số lượng hàng; số xe, tên người lái xe, ngày xuất,…
- Nhân viên bảo vệ cần thống kê, cập nhật vào sổ các thông tin có liên quan đến xe chở hàng hóa ra vào cổng.
- Bảo vệ phải tận tình hướng dẫn hướng lối đi, điểm dừng đổ xe và sắp xếp thời gian ra vào.
- Lái xe cần tuân thủ các quy định, biển báo và bảng hướng dẫn khi đi trong khuôn viên công ty.
- Tuyệt đối không đỗ xe sai vị trí và lưu trú qua đêm nếu không được cho phép.
Lợi ích của quy trình kiểm soát ra vào cổng
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, trật tự.
- Chuẩn hóa và linh hoạt trong phong cách phục vụ của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tối đa cho công tác điều hành, tổ chức nội quy an ninh, an toàn lao động trong công ty. Đồng thời đây cũng là cách để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho tính mạng con người và hàng hóa.
- Đem đến sự an toàn, tính chuyên nghiệp cho khách hàng khi đến liên hệ công việc.
- Đem lại sự thoải mái, an tâm khi khách và xe chở hàng gửi xe tại doanh nghiệp.
Ở trên là các quy định về quy trình kiểm soát ra vào cổng đối với nhân viên, khách và hàng hóa tại các công ty, nhà máy, xí nghiệp, siêu thị,… Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đội ngũ nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, có kinh nghiệm kiểm soát ra vào cổng thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tận tâm!
CÔNG TY BẢO VỆ CHUYÊN NGHIỆP SONG HỎA LONG
VPĐD: 27/18/7 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh.
Trụ sở: 369 Bình Lợi P13 Quận Bình Thạnh TPHCM
Hotline: 0839 406 406
Email: Baovesonghoalong@gmail.com
Website: https://baovesonghoalong.com/
