Khi muốn tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữ nhiều bộ phận cũng như hạng mục khác nhau. Mỗi sự kiện mang một tính chất, quy mô riêng nên rất cần có quy trình tổ chức nghiêm ngặt, chuyên nghiệp. Mời mọi người cùng Song Hỏa Long tìm hiểu những bước cần thiết trong quy trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh.
Contents
Tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện (Event) là từ dùng để chỉ một hay nhiều hoạt động được diễn ra có chủ đích tại địa điểm và thời điểm cụ thể. Sự kiện đó có thể do cá nhân, tập thể hay đứng ra tổ chức. Sẽ có những thông điệp ý nghĩa được thể hiện thông qua sự kiện được tổ chức.
Hiện nay, khái niệm về tổ chức sự kiện đã được mở rộng ra với quy mô lớn, không còn gói gọn trong một sự kiện nhỏ hẹp. Bên cạnh các hoạt động cộng đồng với quy mô lớn thì sự kiện còn mang ý nghĩa cá nhân hoặc ý nghĩ cộng đồng nhưng trong phạm vi hẹp hơn.
Trong đó, tổ chức sự kiện chính là quy trình quan trọng cần thực hiện để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Quá trình tổ chức sẽ được bắt đầu từ khâu lên ý tưởng và diễn ra xuyên suốt cho đến khi sự kiện kết thúc. Tổ chức sự kiện chính là cách thức giúp chúng ta truyền tải những thông điệp đến với khách mời tham gia một cách nhanh chóng và ý nghĩa. Sự kiện có thể được tổ chức để truyền tải hình ảnh về sản phẩm mới, các lễ hội, âm nhạc,…
Tổng hợp quy trình tổ chức sự kiện từ A – Z
+ Giai đoạn đầu của sự kiện
- Bước 1: Xác định chủ đề sự kiện
Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện, Vì nó cung cấp cho những người tham gia một hướng dẫn chi tiết về nội dung, mục tiêu và cảm hứng cho sự kiện sắp diễn ra.
Để xác định được chủ đề phù hợp nhất với sự kiện, đơn vị tổ chức cần họp bàn để thống nhất mục đích của sự kiện, các đối tượng mà người chủ sự kiện muốn hướng đến và thông điệp mà họ cần truyền đạt thông qua sự kiện đó.
Lấy ví dụ cụ thể là bạn đang muốn tổ chức một sự kiện về kinh doanh, chủ đề ở đây là “Khởi nghiệp và tương lai của công nghệ”. Nếu bạn tổ chức một sự kiện tình nguyện, chủ đề của sự kiện này có thể là “Tình nguyện và tạo sự thay đổi trong cộng đồng”.
Mọi người trước khi tổ chức sự kiện nên xác định rõ mục đích của sự kiện là gì, đồng thời đưa ra các yếu tố cần thiết phải có trong sự kiện. Dựa vào đó mà xác định tiếp những công việc phải làm và trả lời các câu hỏi sau:
- Quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, tổ chức sinh nhật công ty, ra mắt sản phẩm,…)
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Có bao nhiêu khách mời tham dự, họ là những ai?
- Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?
- Thông điệp chính mà sự kiện muốn gửi đến khách mời là gì?
- Kinh phí dự trù cho sự kiện là bao nhiêu?
- Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong khâu lên ý tưởng, đơn vị tổ chức cần lập các nhóm riêng với mục đích chia đều ra khối lượng công việc ra theo từng mảng càng chi tiết càng tốt. Ngoài ra, cần xác định rõ ràng mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm tổ chức, kế hoạch chi phí và nội dung cụ thể của sự kiện.
Bên cạnh đó, đừng quên tìm hiểu về độ tuổi, sở thích và nhu cầu của các đối tượng tham dự để tạo ra một sự kiện thú vị và hấp dẫn. Đặc biệt, hãy cân nhắc kỹ việc lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn quyết định thành bại của sự kiện. Bạn phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến những ai để từ đó tạo ra kịch bản chương trình mới lạ, ấn tượng và khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
- Bước 3: Lập kế hoạch phân chia nhân sự
Muốn một sự kiện diễn ra thành công, các khâu phối hợp nhịp nhàng với nhau thì kế hoạch phân chia nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng từ: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (các thiết bị sự kiện, lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),…
Những bước này sẽ giúp xác định và phân công từng nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Bảng kế hoạch này cần phải thực hiện chi tiết và rõ ràng để tất cả mọi thành viên đều hiểu rõ được vai trò và trách nhiệm của mình, góp phần làm cho sự kiện được diễn ra một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
+ Giai đoạn trong sự kiện
- Bước 1: Tiến hành thực hiện kế hoạch
Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trong kế hoạch ở giai đoạn đầu, từng bộ phận nhân sự sẽ tiến hành thực hiện công việc để tránh xảy ra những điều ngoài ý muốn.
Lúc này, mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc theo đúng kế hoạch được giao, đúng thời hạn quy định để tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến các bộ phận khác.
- Bước 2: Chuẩn bị, dàn dựng
Một sự kiện vừa và nhỏ thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện. Trong khi đó, những sự kiện lớn có thể mất từ 1-2 tháng, bao gồm các hoạt động chính như sau:
- Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee.
- Lựa chọn đồng phục.
- Thuê PG và các thiết bị hỗ trợ sự kiện.
- Liên lạc với các bên liên quan để xin giấy phép tổ chức sự kiện.
- Gửi thiệp đến khách mời.
Tốt nhất để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng với kế hoạch, sau khi hoàn thành các bước trên, đơn vị tổ chức nên cho sự kiện chạy thử từ 1 – 2 lần để tránh những thiếu sót có thể xảy ra.
- Bước 3: Tiến hành sự kiện
Các trưởng bộ phận sẽ tiến hành điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Nếu xảy ra các vấn đề phát sinh, cần tập hợp tất cả mọi người lại với nhau để cùng giải quyết, không nên tự ý hành động riêng lẻ.
Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, các trưởng bộ phận luôn phải giám sát kỹ công việc của các thành viên trong đổi dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự làm việc có đúng tiến độ hay không.
+ Giai đoạn sau của quy trình tổ chức sự kiện
Mặc dù thời điểm sau khi kết thúc toàn bộ sự kiện không còn quá nhiều công việc cần để làm, thế nhưng đây lại là lúc để mọi người cùng nhìn lại và tổng kết những thành công và chưa thành công để rút kinh nghiệm:
- Bước 1: Kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, ekip tổ chức chương trình có nhiệm vụ phải thu dọn các vật dụng trong chương trình. Tiến hành bàn giao lại các vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức gọn gàng để trả lại hiện trạng ban đầu, tránh làm mất uy tín, sự chuyên nghiệp hay ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp.
- Bước 2: Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Đây là bước cực kỳ quan trọng và cần thiết sau khi sự kiện kết thúc, từng bộ phận phải báo cáo lại tất cả công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì. Đồng thời, đừng quên viết một bản báo cáo cụ thể trong từng giai đoạn trước, trong và sau sự kiện để rút họp bàn, rút kinh nghiệm cho những sự kiện lần sau.
Tham khảo quy trình 5p trong tổ chức sự kiện
Hiện nay, mô hình 5P được ứng dụng thành công và trở nên rất phổ biến trong quy trình tổ chức sự kiện. Mô hình này được tạo ra bằng sự tổng hợp các yếu tố: Purpose – mục đích; Pride – niềm tự hào; Partnership – đối tác; Protection – bảo vệ; Personalization – cá nhân hóa. Khi ứng dụng trong quy trình tổ chức sự kiện, các nhân tố của mô hình 5P có thể được hiểu như sau:
+ Purpose – mục đích
Trong tổ chức sự kiện, bạn phải biết được mục đích của sự kiện là gì, tùy thuộc vào phương hướng chiến lược của cơ quan, doanh nghiệp đứng ra tổ chức. Khi đó, chúng ta mới có phương hướng triển khai các hoạt động bổ trợ phù hợp.
+ Pride – niềm tự hào
Ở đây niềm tự hào là giá trị mà sự kiện này mang lại cho khách hàng tham gia. Khách mời cảm thấy họ nhận được những giá trị hữu ích, cảm thấy tự hào khi tham gia sự kiện mà thương hiệu bạn tổ chức.
+ Partnership – đối tác
Khi sự kiện được tổ chức, doanh nghiệp cần đánh giá xem đâu là đối tác và khách mời phù hợp cho sự kiện. Danh sách khách mời sẽ dựa vào mục đích tổ chức sự kiện để lên cho phù hợp. Bởi vì khách mời chính là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện.
+ Protection – bảo vệ
Đối tác, khách mời khi tham dự sự kiện phải nhìn thấy được sự chuyên nghiệp, uy tín của thương hiệu để họ an tâm sử dụng. Lúc này, điều doanh nghiệp cần làm là thể hiện những thành tựu mà mình đạt được trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
+ Personalization – cá nhân hóa
Sự kiện sẽ được diễn ra thành công và đạt được hiệu quả mong muốn khi khách mời tham dự có ấn tượng tốt với sự kiện. Muốn như thế, mỗi cá nhân trong quá trình tổ chức phải là những nhân tố đóng góp tích cực, phối hợp làm việc nhịp nhàng với nhau.
Trên đây là những gợi ý quan trọng cần có của một quy trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh, chuyên nghiệp mà chúng tôi muốn gửi đến mọi người cùng tham khảo. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sĩ cho các sự kiện lớn nhỏ, chúng tôi hy vọng có thể đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn. Góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp và thành công cho sự kiện, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho các khách mời.
Nếu sự kiện của bạn tổ chức đang có nhu cầu tìm kiếm đội ngũ nhân viên bảo vệ, vệ sĩ chuyên nghiệp, chất lượng để giữ gìn an ninh, trật tự thì đừng quên liên hệ ngay với Công ty TNHH Song Hỏa Long qua hotline bên dưới nhé!
CÔNG TY BẢO VỆ CHUYÊN NGHIỆP SONG HỎA LONG
VPĐD: 27/18/7 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh.
Trụ sở: 369 Bình Lợi P13 Quận Bình Thạnh TPHCM
Hotline: 0839 406 406
Email: Baovesonghoalong@gmail.com
Website: https://baovesonghoalong.com/
